Jak zaoszczędzić na kosztach wydruku?

Chyba nikt nie wyobraża sobie nowoczesnego biura, w którym nie byłoby przynajmniej jednej drukarki. Współczesne drukarki biurowe to w zasadzie wielofunkcyjne kombajny, dające możliwość skanowania, kopiowania i wysyłania dokumentów bezpośrednio na e-mail wybranego odbiorcy. Wiele firm ponosi spore koszty związane z eksploatacją drukarek. Z czego one wynikają i jak je ograniczyć? O tym opowiemy w dzisiejszym wpisie. Zapraszamy do lektury!

Ograniczony dostęp i pełna kontrola

Niestety, nie wszyscy pracownicy rozumieją, że firmowe wyposażenie powinno być użytkowane w celach służbowych. W wielu firmach zdarza się, że któryś z nich używa sprzętu do wydrukowania swoich prywatnych rzeczy. O ile jest to pojedynczy dokument, większość szefów zazwyczaj nie ma nic przeciwko. Zdarzają się jednak przypadku drukowania całych prac magisterskich, zestawów pytań na egzamin na prawo jazdy, czy katalogów firm budujących domy szkieletowe. Z tego względu warto postawić w firmie na drukarkę, która pracuje np. po przyłożeniu identyfikatora danego pracownika. Dzięki karcie szef łatwo może ustalić, z kim powinien przeprowadzić poważną rozmowę.

Odpowiedni dobór drukarek

Typ drukarki powinien być dobrany do działalności danej firmy. W biurze księgowym, w którym drukuje się głównie czarno-białe faktury, nie ma sensu użytkować modelu drukującego świetnej jakości zdjęcia. Z podmiotem oferującym sprzedaż drukarek warto więc najpierw skonsultować się i ustalić, jak urządzenie będzie eksploatowane. Specjaliści dobiorą najbardziej wydajny i ekonomiczny model.

Rzetelny serwis

Trzeba również pamiętać, że drukarki to urządzenia, które wymagają regularnych serwisów, a po latach – drobnych napraw. Te należy zlecać specjalistom, którzy zadbają o bezawaryjność drukarki i jej długą żywotność. Ignorowanie serwisów, samodzielne naprawy, czy używanie najtańszych materiałów eksploatacyjnych powoduje, że drukarka psuje się często i dość poważnie. Właściciel firmy ponosi więc koszty poważnych napraw, a do tego płaci za dzierżawę nowego urządzenia, dopóki stare nie wróci na swoje miejsce. Jak się okazuje, regularne serwisowanie sprzętu jest o wiele bardziej opłacalne.

Druk dwustronny

Warto uczulić swoich pracowników, by te dokumenty, które mogą, drukowali dwustronnie. Dzięki temu będą zużywać mniej papieru, co przekłada się nie tylko na oszczędności dla firmy, ale też przyczynia do ochrony środowiska.